振替を減らすレッスン枠の組み方｜曜日・時間の決め方と、振替用の予備枠・予備日の作り方
2026-11-14
振替の希望が重なって、空いているはずの時間がすべて埋まってしまった。休みの日に振替を入れて、なんとか回している。振替が多い教室では、先生の休みがどんどん減っていきます。
振替は、期限や回数の上限などのルールで抑えることもできますが、そもそも欠席が出にくい時間割にしておくと、振替の数自体が減ります。ルールの決め方は振替レッスンのルールの決め方に、期限の考え方は振替の期限は何ヶ月がいい？にまとめています。この記事では、レッスン枠の組み方から振替を減らす方法を紹介します。
欠席が出やすいのは、どんな枠か
教室によって違いますが、次のような枠は、欠席や振替の相談が増えやすい傾向があります。自分の教室の記録で確かめてみてください。
- 部活・塾・ほかの習い事と時間が近い枠（学年が上がると重なりやすくなる）
- 送迎する人の仕事の都合に左右される枠
- 小さな子の夕方遅い枠（眠くなる、体調をくずしやすい）
- 学校行事や長い休みの前後の週
入会のときに、曜日と時間の聞き方を工夫する
入会のときに「何曜日がいいですか」とだけ聞くと、その時点で空いている枠に決まりがちです。あとで欠席が続かないように、次のことも聞いておきます。
- ほかの習い事・塾・部活の曜日と時間（終わる時刻と、移動にかかる時間も）
- 送迎する人と、その人の都合がつきにくい曜日
- 来年度（4月）に予定が変わりそうか（進学・部活の始まりなど）
- 第2希望の曜日・時間
第2希望を聞いておくと、あとで時間割を組み直すときに、移ってもらえる先が分かります。
振替用の「予備枠」を週に決めておく
振替を、空いている時間にそのつど入れていると、先生の予定がばらばらに埋まっていきます。振替は決まった枠でだけ受けると決めておくと、先生の休みが守れます。
| やり方 | 内容 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 空いている時間に入れる | 先生の予定の空きに、そのつど入れる | 先生の休みや準備の時間が減りやすい |
| 週に予備枠を決める | 「水曜の○時と土曜の○時は振替用」のように決める | 予備枠に何人まで入れるかも決める。埋まったら翌週以降へ |
| 予備日にまとめる | 第5週や月末の決まった日を振替の日にする | 期限までに予備日が来るよう、振替の期限と合わせる |
予備枠を作ると、通常のレッスンに使える枠は減ります。その分、振替のために休みの日を使うことは減るので、先生の働き方に合うほうを選んでください。
第5週や予備日を、振替の日にあてる
月に5回目の曜日（第5週）を通常のレッスンにしないで、振替や補講の日にする教室もあります。年間カレンダーで予備日として先に示しておけば、保護者も「振替はこの日」と分かり、日にちを決めるやりとりが短くなります。第5週の扱いは、年間レッスン回数の決め方で、月謝との関係もあわせて紹介しています。
年度替わりと学期の変わり目に、時間割を見直す
4月は、進学や部活で生徒の予定が大きく変わる時期です。次の順で見直すと、新年度の欠席を減らせます。
- 2〜3月に、来年度の予定と希望の曜日・時間を全員に聞く
- 希望を一覧にして、重なる枠と空く枠を見る
- 移ってもらいたい生徒には、第2希望をもとに個別に相談する
- 新しい時間割を決めて、始まる日と一緒に知らせる
保護者の皆さまへ
○○教室です。4月からの新しい時間割を考えるため、来年度のご予定をおうかがいします。ご希望の曜日と時間（第2希望まで）、部活や塾など決まっている予定がありましたら、○月○日までにLINEでお知らせください。すべてのご希望に添えない場合は、個別にご相談させてください。
欠席の記録から、欠席が多い曜日・時間を見つける
「この時間帯は休みが多い気がする」と感じたら、記録で確かめます。出欠の記録を、曜日と時間ごとに数えてみると、欠席が集まっている枠が見えてきます。生徒ごとに見て、同じ理由（部活・塾など）の欠席が続いていれば、時間帯の相談のきっかけになります。
時間の変更をお願いするときの文例
いつもありがとうございます。○○教室です。○○さんの○曜日のレッスンですが、このところ部活のあとでお急ぎのご様子なので、もしよろしければ○曜日の○時からの枠に移ることもできます。今のままがよい場合は、そのままで大丈夫です。ご都合をお聞かせください。
○○教室です。○月から、振替レッスンは毎週○曜日の○時〜○時と、月末の予備日にお受けすることにしました。ご希望の日をお知らせいただければ、空いているところをご案内します。振替の期限やルールは、これまでと変わりません。
次にやること：予備日の入った年間カレンダーを作ってみる
- 無料の年間レッスンカレンダーPDFメーカーで、レッスンの曜日と教室のお休みを入れ、「第5週」を「予備日にする（振替・補講の日）」にして作ります（登録不要。入力はページの中だけで処理します）。予備日は色を変えて表示され、曜日ごとの回数の表に予備日の数も出ます。
- ブラウザの印刷でA4の1枚にして（PDFにも保存できます）、保護者に配ります。
- コマリレーのお試しアプリで生徒を登録し、欠席を「欠席（振替あり）」で記録すると、振替の期限と残りの回数が出ます。「振替」の画面で、期限が近い振替を確かめられます。
コマリレーは、月謝・振替・出欠の記録と、月謝袋・領収書の印刷ができる教室管理アプリです。ログイン不要で、生徒15人まで無料。データはこの端末のブラウザの中だけに保存されます（消えないように、ときどきJSONで書き出してください）。生徒数無制限の有料プラン（月980円の予定）は準備中です。