教室の生徒管理をエクセルでする方法｜名簿・月謝・振替の表の列の例と、生徒が増えたときに困ること

2026-11-13

生徒の名簿や月謝の記録を、Excelやスプレッドシートで管理している先生は多いと思います。手元にあるソフトですぐに始められ、列も自由に足せるのが良いところです。一方で、生徒が増えてくると「振替があと何回残っているか」「今月まだ払っていないのは誰か」を探すのに時間がかかるようになります。

この記事では、表で管理するときの列の例と入力のルール、生徒が増えたときに困りやすい点を順に紹介します。表の名前・金額・日付はすべて架空の例です。

表は「名簿・月謝・振替」の3つに分ける

1枚のシートに何でも書き足していくと、横に長くなって見づらくなります。おすすめは、性質の違う3つの表（シート）に分けることです。どの表にも「生徒ID」の列を置き、同じ生徒を同じIDでつなぎます。同じ名前の生徒がいても区別でき、名前の書き方の揺れ（「はな」と「華」など）にも困りません。

名簿の列の例

名簿シートの列の例（1行に生徒1人）
列	入力例（架空）	メモ
生徒ID	S001	一度決めたら変えない
名前・ふりがな	山田はな・やまだはな	並べ替えにふりがなを使う
コース・月謝	30分コース・6,000円	月謝はコースの表から引くと直しやすい
曜日・時間	火曜・16:00	振替の枠を探すときに使う
状態	在籍／休会／退会	退会しても行は消さない
入会日	2026/04/07	入会月の月謝の計算に使う
支払い方法・振込名義	振込・ヤマダタロウ	名義の確認に使う

月謝の列の例

月謝シートの列の例（1行に「生徒1人の1か月分」）
対象月	生徒ID	請求額	入金日	方法	メモ
2026/11	S001	6,000	2026/11/05	現金
2026/11	S002	6,800			教材費800円込み

月謝を「生徒ごとに横へ12か月並べる」形にすると見た目は分かりやすいのですが、入金日や方法、メモを書く場所が足りなくなります。1行に1か月分を書く縦長の形にしておくと、フィルターで「入金日が空の行」だけを出せます。

振替の列の例

振替シートの列の例（1行に振替1回分）
生徒ID	欠席日	期限	振替日	状態
S001	2026/11/10	2027/01/09		未使用
S003	2026/10/20	2026/12/19	2026/11/12	使用済み

期限の列は「欠席日＋有効日数」の式にしておくと、手で計算する手間と間違いが減ります。有効日数をどう決めるかは振替レッスンのルールの決め方の記事で紹介しています。

続けるための入力のルール

日付は日付の形式で入れる（「11月5日ごろ」のような文字にしない）
1つのセルに1つのことだけ書く（金額とメモを同じセルに入れない）
行を消さず、「退会」「使用済み」などの状態で残す
入金を受け取ったら、その日のうちに入金日を書く
ときどきファイルを別名で保存して、バックアップを残す

生徒が増えたときに困ること

表での管理は、人数が少ないうちは十分に回ります。ただ、生徒が増えるにつれて、次のような点で手間がかかるようになります。

振替の残り回数と期限が見えにくい

振替シートから「この生徒の未使用は何回で、いちばん近い期限はいつか」を出すには、生徒IDで絞り込んで数える必要があります。集計の式を組めば出せますが、式を壊してしまうと気づきにくいのが難点です。期限が切れそうな振替を、先生のほうから知らせるのも難しくなります。

未入金の見落とし

月謝シートは、毎月、在籍している生徒の行を手で足していきます。入会・休会・退会があった月に行を足し忘れると、その生徒は「入金日が空の行」にも出てこないため、未入金に気づけません。

スマホで見にくい

レッスンの合間や送迎のときに確かめたくても、横に長い表はスマホの画面では読みにくく、入力もしづらくなります。教室で記録できず、あとでまとめて書こうとして忘れる、ということも起こりがちです。

生徒の情報の扱いにも気をつける

名簿には、名前や連絡先など生徒と家族の情報が入ります。個人情報保護委員会のQ&Aでは、個人情報データベース等を事業に使っている者は、扱う人数の多い少ないにかかわらず個人情報取扱事業者に当たるとされています。小さな教室でも、ファイルを共有する相手やパソコンの置き場所に気をつけ、必要のない情報は表に書かないようにしましょう。

次にやること：Excelから移す前に、お試しアプリで数人分を試す

コマリレーのお試しアプリを開きます（ログイン不要）。
ホームの「最初の生徒を登録する」を押し、コース（レッスン時間と月謝）を決めて、表にいる生徒を数人、名前と曜日・時間だけで登録します。Excelからの取り込みはできないため、手で入れます（生徒15人まで無料）。
「予定・出欠」で欠席を「欠席（振替あり）」で記録すると、「振替」画面に残り回数と期限が出ます。「月謝」画面で「この月の請求を作成」を押すと、その月に在籍している生徒の請求がまとめて作られるので、行の足し忘れが起きません。入金の記録がない分はホーム画面の「未入金」に出ます。
「設定・バックアップ」で、JSONでの書き出し（バックアップ）と、名簿・月謝・出欠のCSVの書き出しができます。CSVはExcelで開いて、これまでの表と見比べられます。

コマリレーは、月謝・振替・出欠の記録と、月謝袋・領収書の印刷ができる教室管理アプリです。ログイン不要で、生徒15人まで無料。データはこの端末のブラウザの中だけに保存されます（消えないように、ときどきJSONで書き出してください）。生徒数無制限の有料プラン（月980円の予定）は準備中です。

お試しアプリをいま開く（ログイン不要）

参考

個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（取り扱う件数が少ない事業者も個人情報取扱事業者に当たるかの回答。2026年11月13日確認）