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発表会の準備スケジュール｜何か月前に何を決めるかのチェックリストとお知らせ文例

2026-11-15

発表会は、生徒にとって目標になり、保護者にとっては成長を見られる場です。一方で、会場、曲、費用、お知らせ、当日の進行と、先生が一人で決めることがたくさんあります。気づいたときには「もっと早く決めておけばよかった」となりがちです。

この記事では、発表会の準備を、本番の日から逆算して並べます。何か月前に何をするかは、考え方を示すための架空の例です。会場の予約の受付時期は会場ごとに違うため、まず使いたい会場の案内を確かめてください。

まず本番の日から逆算する

準備の順番は、「後から変えにくいもの」から決めるのが基本です。会場と日付は、決まらないとほかのことが進まないため、いちばん先に動きます。

発表会の準備の流れの例（架空）
本番の日からやること
8〜12か月前会場の予約の受付時期を調べる。候補日を決め、予約する
6か月前保護者に日付だけ先に知らせる（年間カレンダーに入れる）。費用の見込みを出す
4〜5か月前生徒ごとに曲を決める。連弾・アンサンブルの組み合わせを決める
3か月前保護者へ正式なお知らせ（日時・費用・服装・撮影のルール・出欠の締切）
2か月前出演者を確定する。費用を集める月を決めて知らせる
1か月前プログラムを作る。当日の係・流れを決める。リハーサルの日を知らせる
1〜2週間前リハーサル。当日の持ち物・集合時刻を改めて知らせる
当日〜1か月後お礼のお知らせ。費用の報告。写真・動画の渡し方の案内

教室の人数や会場によって、期間は短くも長くもなります。表を印刷して、自分の教室の日付を書き込んで使うと進み具合が見えます。

会場を決める時期と、予約前に確かめること

公共のホールや地域の施設は、利用日の何か月前から予約を受け付けるかが決まっている場合があり、抽選になることもあります。使いたい会場の利用案内で、受付の開始日と方法を最初に確かめましょう。予約の前には、次の点も聞いておくと、後から困りにくくなります。

曲を決める時期と、練習の進め方

曲は、仕上げまでの練習期間から逆算して決めます。生徒の進み具合によって必要な期間が違うため、全員を同じ日に決めるより、時間がかかりそうな生徒から先に決める方法もあります。

保護者へのお知らせの時期と文例

お知らせは、「日付だけ先に」「詳しい内容は後で」の2回に分けると、保護者が予定を空けやすくなります。正式なお知らせには、日時・会場・費用・服装・撮影のルール・出欠の締切を入れます。

保護者の皆さまへ
さくらピアノ教室の発表会を、次のとおり行います。
・日時：2027年7月25日（日）13時開演（出演者は12時集合）
・会場：○○市民ホール 小ホール
・参加費：お一人6,000円（会場費・調律費・記念品に充てます）。7月分の月謝と一緒にお願いいたします。
・服装：自由です。演奏しやすい靴でお越しください。
・撮影：ご家族による客席からの撮影は、ご自身のお子さまの演奏に限りお願いいたします。インターネットへの投稿はお控えください。
出演の可否を、5月31日（月）までにお知らせください。ご不明な点はお気軽にお尋ねください。

日付・金額・締切はすべて例です。費用の内訳の決め方や集金の方法は、発表会の費用の集め方の記事で詳しく紹介しています。

演奏する曲と著作権の確認

著作権法第38条第1項では、公表された著作物は、営利を目的とせず、聴衆や観衆から料金を受けず、演奏する人に報酬が支払われない場合に、公に演奏できるとされています。保護者から参加費を集める発表会や、教室の宣伝を兼ねる発表会がこれに当たるかどうかは、事情によって変わり、この記事では判断できません。

また、録画した演奏をインターネットで配信・公開することは、会場での演奏とは別の利用になります。著作権の保護期間中の曲を使う場合や、動画を公開する場合は、文化庁の著作権の案内を確かめ、必要に応じて著作権の管理団体や専門家に問い合わせてください。

プログラム・リハーサル・当日の係を決める

プログラムに生徒の名前を載せる場合は、載せてよいかを保護者に確かめておくと安心です。

当日と、終わったあとにやること

終わったら、できるだけ早くお礼を伝えます。費用を集めた場合は、何にいくら使ったかを知らせると、次回も協力してもらいやすくなります。

先日の発表会では、ご来場とご協力をありがとうございました。一人ひとりが練習の成果を出しきってくれました。参加費の使いみちは、会場費・調律費・記念品で、内訳を別紙にまとめました。次回もどうぞよろしくお願いいたします。

発表会の前後は通常のレッスンを休みにしたり、振替が増えたりしやすい時期です。年間の予定に、発表会の日とあわせて書いておきましょう。

次にやること：発表会の日を年間カレンダーに入れて、月の予定と集金をそろえる

  1. 無料の年間レッスンカレンダーPDFメーカーの「教室のお休み」に、「2027-07-25 発表会」「2027-07-18 リハーサル」のように1行に1件ずつ入れて、1年分のカレンダーを作ります（ログイン不要。入力はページの中だけで処理します）。曜日ごとの回数が目安とずれる場合は、お知らせが出ます。
  2. 参加費の集め方は、発表会の費用の集め方の記事で、お知らせ文と集金表の列の例を確かめます。
  3. コマリレーのお試しアプリで生徒を登録し、「月謝」画面で参加費を集める月の請求額を直して、メモに「発表会費込み」と書きます。発表会のためにお休みにする日は「設定・バックアップ」の「休講日」に入れると、その日のレッスンが予定から外れます。

コマリレーは、月謝・振替・出欠の記録と、月謝袋・領収書の印刷ができる教室管理アプリです。ログイン不要で、生徒15人まで無料。データはこの端末のブラウザの中だけに保存されます（消えないように、ときどきJSONで書き出してください）。生徒数無制限の有料プラン（月980円の予定）は準備中です。

お試しアプリをいま開く（ログイン不要）

参考